金属货架上的商品记录必须正确。首先要确定商品分类，正确记录其出库及入库，并且决定标准库存额，是进行商品管理的基础。实行商品分类时，事先必须决定以何种标准将商品加以区分。如果欠缺确切的保管及出纳记录，即使经过盘存．也只能知道数量多少而已；将现货的保有额和商品登记账帐簿数额对照后，仍然不能够明白为何产生差错，寻不到问题，就无法制定适当的对策来除弊。即使对照之下账、货两者的数额一致，欠缺完整记录仍不能正确掌握因品质变化降低价值的原因。